Laadukas tapahtumatekniikka – mitä se oikeastaan tarkoittaa?

Laadukkaan tapahtumatekniikan tarjoaminen asiakkaillemme on yksi toimintamme kulmakivistä ja kunnia-asia, joka ohjaa kaikkea tekemistämme. Mutta mitä tämä laadukkuus käytännössä tarkoittaa?

Onko kyse siitä, että varustamme tapahtuman aina maksimaalisella määrällä huippuluokan kalustoa, vai vaatiiko jokainen tapahtuma vähintään kahden päivän harjoittelujakson, jotta jokainen askel saadaan suunniteltua ja harjoiteltua etukäteen? 

Vaikka edellä mainitut lähestymistavat ovat toisinaan tarpeellisia, todellisuudessa niihin ei aina ole mahdollisuutta. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tapahtuma olisi huonosti järjestetty. Tapahtumia voidaan kategorisoida monin eri tavoin: viihde, asiasisältö, juhla, arki, virallinen ja epämuodollinen. Tapahtuma voi olla markkinoinnin keino, ideologian levittämisen väline, sidosryhmien kohtaamispaikka tai virkistyshetki kävijöille. Osallistujamäärä voi vaihdella muutamasta henkilöstä miljooniin, ja yleisö voi olla paikalla kerralla tai hajautettuna ajallisesti. 

Laadukkaan tapahtumatekniikan määritelmä vaihtelee tapahtuman luonteen mukaan, mutta uskomme, että näille erilaisille tilanteille on löydettävissä yhteisiä tekijöitä, joiden avulla on mahdollista saavuttaa laadukas lopputulos kaikkiin tilanteisiin. Tapahtumatekniikan ja tapahtuman järjestämisen ytimessä on laadukkaan suunnittelun tärkeys. Pienessäkin tapahtumassa on hyödyllistä suunnitella raamit tapahtuman kululle ja käytännön tarpeille. Suurempien tapahtumien valmistelu voi kestää kuukausia tai jopa vuosia. Laadukkaan lopputuloksen saavuttaminen vaatii osaamista, kokemusta ja ammattitaitoa.

Tapahtuma on aina ainutlaatuinen tilanne, joka tapahtuu tietyssä paikassa ja tiettynä ajankohtana. Hyvästä valmistautumisesta huolimatta voi ilmetä tekniikkaan liittyviä tarpeita, joita ei ole etukäteen tunnistettu. Vieraileva puhuja haluaakin esittää videon, josta ei ollut etukäteen tietoa, tai jokin politiikan käänne tuokin viime metreillä tarpeen tehdä muutoksia kalvoihin, eihän näihin aina voi etukäteen edes vaikuttaa. Muutoksienkin keskellä on kuitenkin tärkeää kyetä saavuttamaan laadukas lopputulos. Kyky mukautua tilanteeseen syntyy vain vuosien kokemuksella ja oikeanlaisella palveluasenteella. 

Hyvä suunnittelu, joustavuus ja tehokkuus yhdistettynä erinomaiseen asiakaspalveluun luovat pohjan laadukkaalle tapahtumatekniikalle. Työkalujen tulee olla ammattikäyttöön soveltuvia, mutta niiden määrä vaihtelee tapahtuman tarpeiden mukaan. Joskus riittää teknikko huolehtimaan esityksistä ja käyttäjätuesta samalla kun itse tekniikka on pääosin tapahtumatilan omaa kiinteää laitteistoa, toisinaan tarvitaan laajempi tiimi ja monipuoliset laitteet.

Oli laajuus mikä tahansa, tarkka ja välitön palveluasenne sekä hyvä tekninen ammattitaito ovat avainasemassa pohdittaessa, että mistä se laadukas tapahtumatekniikka muodostuu.